O Lean Manufacturing, diz: Tudo o que não cria valor para o cliente é desperdício.

 Abaixo uma lista com 10 desperdícios para exemplificar:

• Reuniões que não resolvem nada, sem pauta e sem plano de ação no final;
• Retrabalho – Alguém fez uma atividade errada, pois teve uma comunicação equivocada.
• Perda e procura por informações;
• Dedicação de tempo para entregar algo ao cliente que ele não quer, mas você não sabia;
• Problemas com comunicação;
• Atividades burocráticas desnecessárias;
• Deslocamento para obter informações;
• Desorganização e falta de foco

O maior objetivo da metodologia Lean é investir em organização e padronização de processos, visando eliminar todos os desperdícios. Inclusive recursos e tempo.

Alguns exemplos de como as ferramentas Lean impactam na produtividade

5S e Produtividade 

Os 5S são baseados nas palavras japonesas Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuike que significam: utilização, organização, limpeza, padronização e saúde, e disciplina.

Resultados relacionados à:

• Utilização – Redução de materiais que não são utilizados e poluem o ambiente de trabalho;
• Organização – Precisa deixar materiais no ambiente? Vamos organizá-los!
• Limpeza – Tão importante como limpar é o ato de “não sujar”, identificando a fonte de sujeira;
• Padronização – Manter o ambiente de trabalho seguro e agradável além de padronizar e treinar;
• Disciplina – Melhorar o relacionamento interpessoal e seguir regras.

É nos pequenos detalhes que conseguimos organizar melhor nossas tarefas e o nosso tempo. Eliminar materiais que não usamos, tirar papéis da mesa, etiquetar materiais, trazer perto o que utilizamos com frequência etc.

Fluxo Contínuo e Produtividade 

O objetivo é que as tarefas fluam entre as etapas do processo sem que haja paradas entre elas sem a necessidade de espera, transporte e estoque. 

Quanto tempo você fica esperando a resposta ou análise de outra pessoa para seguir em frente com um processo? Quantas vezes você se desloca? São desperdícios que afetam o fluxo contínuo.

Trabalho Padronizado e Produtividade

Documentar e estabelecer o procedimento padrão para a execução de alguma tarefa. Grave um vídeo. Desta forma você tem mais chance de que erros não sejam cometidos, evitando o retrabalho.

Mapeamento do fluxo de valor e Produtividade

Verifique quais atividades geram valor ao produto e ao cliente e elimine atividades que não geram valor. 

Aqui não é a produção!

Podemos fazer horas extras e trabalhar sem parar por 15 dias pois temos atividades para isso e talvez um pouco de dias a mais. Deixar de trabalhar estilo produção empurrada e começar a trabalhar com produção puxada. 

Fazer o que é prioritário e o que precisa ser entregue no dia de hoje. O dia de amanhã pode mudar completamente, então não há motivos para desespero e para estresse.

A produtividade em escritórios

Dicas sobre como fazer para melhorar a produtividade em um escritório:

Falta de priorização

O método Eisenhower ajuda você a priorizar suas demandas principalmente quando tudo que você tem na sua lista de tarefas parece ser o mais urgente e importante.

Falta de organização e foco

Todos temos aquele dia que parece que está tudo de cabeça para baixo e não conseguimos fazer nada! Ainda mais quando temos as seguintes situações:

• Tudo é urgente e para ontem;
• Reuniões longas em que nenhuma decisão é tomada;
• Caixa postal de e-mails sempre cheia;
• Dificuldade em achar informações: e-mail, pastas, sistemas, celular, anotações etc.
• Falta de tempo para planejar e pensar estrategicamente;
• Dificuldade em identificar o que fazer primeiro;

Exemplos de falta de cultura de melhoria contínua

• Erros e problemas se repetem e se perpetuam;
• Processos e procedimentos são ineficientes e inadequados;
• A origem dos problemas é identificada como vinda de pessoas e não do processo;
• Pessoas têm medo de discutir abertamente sobre erros e escondem problemas da chefia;
• “A solução é muito simples”, mas “o chefe não implementa”;
• Projetos são organizados para melhorar processos, mas eles demoram muito tempo e não são efetivos;

Como corrigir tudo isso

Vamos explorar dois pontos: a cultura de melhoria contínua e a cultura baseada em processos.

Uma empresa ‘X’ implementou a cultura de melhoria contínua com a utilização de uma visão de processos. Eles automatizaram o processo, uniram setor de qualidade e TI e revolucionaram os resultados.

Identifique um processo crítico, mapeie este processo, identifique pontos que devem ser melhorados, redesenhe o processo e implemente o novo processo.

Como melhorar a produtividade no Home Office

Algumas dicas simples de serem implementadas:

Ter um local de trabalho é muito importante pois a partir do momento em que você define isso, é como dizer ao seu cérebro que, quando você estiver sentado ali, você está em “modo de trabalho”.

Você deve se preparar para ir ao trabalho. Mesmo que ir ao trabalho signifique ir à sua mesa no escritório da sua casa. Acredite, se você ficar de pijama e não se preparar para o trabalho, sua energia para produzir estará comprometida. É um gatilho para o seu cérebro entender que “agora, eu estou no trabalho”.

O mito de ser multitarefa: De acordo com um neurocientista francês, Jean Philippe Lachaux, há duas maneiras de ser multitarefas. Uma funciona, a outra não. A 1ª é executar duas ações simultaneamente, sendo uma das atividades automáticas. Por exemplo dirigir ouvindo rádio.

Agora, a 2ª maneira é fazer duas coisas que precisam de atenção ao mesmo tempo. Como prestar atenção numa reunião enquanto você checa seus e-mails. Para isso, você precisa alternar rapidamente o seu foco para ouvir o que a pessoa está dizendo e, discretamente, verificar suas mensagens ao mesmo tempo.

Sendo assim, embora pareça algo banal, essa alternância vai contra a natureza cerebral. Para realizar duas tarefas que exigem atenção ao mesmo tempo, seu cérebro deveria ser capaz de utilizar a mesma rede neural nas ações, o que é fisiologicamente impossível.

Um dos maiores inimigos da produtividade em tempos modernos é a quantidade de estímulos e informações que recebemos. Mensagens no celular, chat pulando na tela, barulho de e-mail chegando e todas as outras notificações devem ser desligadas enquanto você está focando numa atividade.

Lista de tarefas: Saber o que precisa ser feito é o primeiro passo para você planejar o seu dia e montar a sua agenda.

A lista pode ser em papel, caderninho ou aplicativos, não importa. O importante mesmo é ter uma visão clara (e rápida) do que você precisa fazer e estimar o esforço para cada tarefa.

Monte uma agenda: Quem não tem agenda acaba virando a agenda dos outros sendo assim, se você não quiser trabalhar em meio ao caos, apagando incêndio a todo instante, é preciso que você planeje o seu dia com antecedência.

Planeje o seu dia: Se você tem uma lista de tarefas, sabe o esforço que cada atividade exige de você e trabalha com blocos de horários fechados em sua agenda para atividades operacionais.

Descanse: O descanso é extremamente importante para a produtividade. Porém, quando eu digo descansar, estou dizendo no sentido literal da palavra. Ou seja, aquela olhadinha no Facebook, Instagram e WhatsApp não é descansar. Fazendo isso você continua despendendo energia e concentração.

O descanso ativo é aquele em que você dá um respiro a sua mente, não fazendo nada que exige foco e concentração. Fazendo isso, você recarrega as suas energias e volta ao trabalho com mais foco, sendo capaz de produzir m