Fluxograma é uma maneira de representar um processo por meio de um desenho. Ou seja, é uma forma simples e fácil de identificar o fluxo com que as atividades acontecem, nele cada passo de um processo é representado por um único símbolo que possui uma resumida descrição. Estes símbolos são padronizados e ligados por flechas que demonstram a direção do fluxo de atividades.

Fluxograma é uma notação de desenho de processo. Não é qualquer desenho de processo que é um fluxograma de processos. Só será Fluxograma quando você utilizar os ícones da notação de Fluxograma.

Para que serve um fluxograma

Serve para descrever visualmente as etapas de um processo facilitando a compreensão dos processos. 

Quando usar o Fluxograma?

Na empresa, a busca é por mais eficiência? Não há um modelo a ser seguido na realização das tarefas? Então fazer um fluxograma de processos pode ajudar pois esse recurso evidencia quais são as tarefas a serem executadas e quem são as pessoas envolvidas.

Benefícios de fazer um fluxograma de processos 

• Conhecer o fluxo de atividades do processo;
• Identificar onde o processo começa e onde ele termina;
• Verificar quais os fornecedores e clientes de um determinado processo;
• Relacionar quais as áreas fazem parte do processo;
• Identificar os erros que existem no processo;
• Identificar problemas em potencial e propor melhorias;
• Propagar o conhecimento, pois a atividade estará documentada.

Alguns problemas que o fluxograma de processos pode ajudar a resolver

1. Falta de padrão no desenvolvimento das atividades

Na falta de um modelo ou de uma rotina específica, para a realização de alguma tarefa. Podendo gerar: atrasos, retrabalhos, desencontro de informações etc.

2. Ocorrência de atrasos e retrabalhos

Deixar de entregar determinada demanda no prazo especificado por não saberem exatamente como executá-la ou então, não conseguir dar andamento em uma atividade porque ela estava parada com outra pessoa e não sabíamos.

3. Redução da produtividade

Visualizar as tarefas que realiza no seu dia, inclusive aquelas que são desnecessárias. Desta forma, você consegue eliminá-las, e com isso você otimiza o processo evitando o desperdício de tempo.

4. Desconhecimento do objetivo do processo

Permite entender a inter-relação entre as etapas e coletar informações importantes sobre os processos ficando claro para todos qual o objetivo daquelas atividades e qual o resultado esperado.

5. Falta de clareza sobre os papéis dos envolvidos

Quando há indefinição dos papéis dos envolvidos no processo, toda a rotina fica desordenada gerando: Atrasos, retrabalhos, dificuldade na comunicação, falta de compromisso dos colaboradores, entre outros prejuízos.

Alguns tipos de Fluxogramas

Diagrama de Blocos

Basicamente consiste em uma sequência de blocos, que mostra a sequência das atividades, sem que haja necessariamente uma atividade de decisão envolvida.

Fluxograma de Processo Simples

Nesse tipo de desenho, você continua tendo uma visão mais simplificada do processo, com base nas tarefas que o compõem. No entanto, nesse tipo de Fluxograma você já inclui alguns pontos de decisão.

Fluxograma Funcional

Nesse tipo de fluxograma, costuma-se separar as tarefas de acordo com quem irá executá-las.

Fluxograma Vertical

Também conhecida como Diagrama de Processo, é um tanto quanto diferente. Isso porque nesse caso, os símbolos são incluídos em colunas verticais, seguidos de uma coluna de descrição. Você vai seguindo o melhor estilo “ligue os pontos” e descrevendo o que fazer em cada uma das etapas para, assim, representar o fluxo do seu processo.