Vamos considerar uma situação hipotética

Você precisa da aprovação de determinado departamento para a realização de uma atividade. Para piorar, essa aprovação exige a assinatura de um documento impresso, e os responsáveis por assiná-lo encontram-se em unidades de trabalhos distintas. Assim, esse processo apresenta:

• Excesso de movimentação: quantas vezes esse documento é despachado para coleta das assinaturas?
• Espera: quanto tempo você fica sem poder realizar a atividade aguardando a volta do documento?
• Excesso de tarefas no processo: será que havia mesmo a necessidade de mais de uma assinatura?
• Processos manuais: não seria possível aprovar a atividade de forma mais automatizada, sem que fosse preciso esse documento impresso?

Como eliminar as tarefas desnecessárias do seu processo?

Você já tem o mapeamento do seu processo, agora vai desmembrá-lo de acordo com as etapas que o compõem. Em seguida, classificar essas etapas conforme o impacto que causam no seu produto ou serviço.

Você pode classificar as etapas do seu processo da seguinte forma:

1.      Etapas que agregam valor ao produto ou serviço (AV)

2.      Etapas que agregam valor ao negócio (AVN)

3.      Etapas que não agregam valor (NAV)

Etapas que agregam valor ao produto ou serviço (AV)

São aquelas que agregam valor ao seu produto ou serviço e que, por consequência, implicam diretamente a percepção e a satisfação do seu cliente.

Perguntas chaves:

• Seu cliente pagaria por essa etapa?
• Seu cliente concorda que essa etapa é fundamental para que os objetivos dele sejam atingidos?
• Se essa etapa fosse removida, seu cliente perceberia a queda de qualidade do seu produto ou serviço?

Se as respostas para as perguntas acima forem afirmativas, a etapa agrega valor ao seu produto e geralmente, não é indicado que ela seja removida.

Etapas que agregam valor ao negócio (AVN)

São aquelas nas quais o cliente não sente o impacto diretamente, mas sim a organização. São as etapas nas quais o seu negócio pode ser afetado positiva ou negativamente.

Perguntas chaves:

• Esta etapa é importante para o desenvolvimento, melhoria ou crescimento do meu negócio?
• O negócio sofrerá algum impacto a longo prazo se essa etapa for removida?
• Essa etapa é fundamental para cumprir alguma regulamentação ou obrigatoriedade imposta pela lei?

É importante ter em mente que aqui os objetivos da organização é que estão em foco. Aquilo que é importante para o desenvolvimento e a sustentabilidade do negócio.

Etapas que não agregam valor (NAV)

Por fim, aquelas etapas que não impactam nem o seu negócio, nem seus clientes, são consideradas etapas que não agregam valor e são essas que podem ser retiradas do seu processo.

Nessas etapas estão envolvidas atividades que geram retrabalho, reenvio, esperas em função de correção de erros causados por falta de padronização, falta de conhecimento e/ou desinformação da equipe, entre outras.

Seja crítico

É muito importante ter visão crítica, embasamento e certeza.

Agora…

Está na hora de eliminar aquelas que não são de interesse nem para a satisfação de seu cliente, nem para o crescimento da sua organização.

Voltando para o nosso exemplo hipotético, citado anteriormente, ao passarmos o documento impresso para um documento digital que aceitasse uma verificação apenas, reduziríamos o tempo de espera, a movimentação e o excesso de tarefas. Seriamos mais eficientes, o processo seria mais inteligente e, consequentemente, estaríamos melhorando nosso fluxo de trabalho.

Melhoria contínua

Esse é o maior benefício da eliminação de etapas desnecessárias do seu processo: a otimização. Processos robustos, complicados, desenhados de forma complexa vêm na contramão do dinamismo do mercado atual.

Por isso, é importante buscar manter sempre presente o ciclo de melhoria contínua através da análise dos fluxos de trabalho e dos processos executados, para que se possa desenvolver as atividades com maior eficiência e aumentar a produtividade.