Definição

SIPOC é a abreviação, em inglês, das seguintes palavras:  Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), 

Output (Saída), Customer (Cliente).

Principal objetivo do SIPOC

Analisar o processo de maneira ampla. Permite enxergar onde os esforços estão localizados facilitando o mapeamento de processos, identificando fornecedores, entradas, saídas e clientes.

Na prática, o que o SIPOC faz é identificar os elementos relevantes. Não há como gerenciar um trabalho cujas atividades você não conhece. Assim, o diagrama SIPOC pode ajudar a aumentar o conhecimento sobre as necessidades, identificar oportunidades de melhoria e eliminar tarefas desnecessárias.

Como fazer o diagrama SIPOC?

Pegue um “papel de pão” qualquer, crie 5 colunas e comece:

Coluna S

Primeiramente, na coluna S (Supplier), liste quais são os seus fornecedores. Você pode estar fazendo um SIPOC ponta a ponta ou um SIPOC de um processo interno, menor. Portanto, na coluna S podem conter tanto fornecedores externos, quanto fornecedores internos.

Coluna I

Na coluna I (Input) liste o que faz o seu processo iniciar.  Pode ser uma tarefa, um e-mail, uma solicitação, a chegada de um material, um evento etc. Liste as entradas que o seu processo tem.

Coluna P

A coluna P (Process) é muito interessante. Talvez você esteja fazendo um SIPOC departamental, ou seja, fazendo o diagrama da sua área. Logo, dentro da sua área, existem diversos processos e não apenas um. Quer um exemplo? Na área/departamento Financeiro a coluna P poderá ter: Realizar pagamento e realizar faturamento, entre outros processos.

Coluna O

A coluna O (Output) é a saída do seu processo. Depois de realizar a tarefa ou a atividade, o que você irá entregar? Exemplo: Evento realizado, Faturamento encerrado, Análise concluída etc.

Coluna C

E por fim, a coluna C (Customer), a mais fácil. Coloque aqui quem é o cliente daquele processo, ou seja, para quem você executou tal atividade. Mais uma vez podemos estar falando de processos internos ou externos, cliente final, fornecedores, etc. Em conclusão, responda: para quem eu faço a entrega?

Vamos para um exemplo prático

Diagrama SIPOC para um processo de fabricação de Pizzas e Calzones. Este é um exemplo simples que retrata o processo como um todo, desde o pedido até a entrega da pizza ao cliente.

Vamos colocar um zoom nesse diagrama…

Agora, se colocássemos um zoom nisso tudo e chegássemos no processo do Pizzaiolo na cozinha?

Vamos refletir: se na coluna “P” estivesse a ação “realizar pagamento do motoboy “, será que essa atividade realmente seria responsabilidade do Pizzaiolo? Ao realizar o pagamento do motoboy, o Pizzaiolo perderia tempo entregando o dinheiro, higienizando as mãos para a produção da próxima pizza, anotando que o pagamento foi realizado etc.

…e consertar

Usando o exemplo acima, o processo é fabricar pizzas e calzones. Este processo deveria realizar pagamentos? É uma analogia, um exemplo simples, mas o objetivo é fazer você pensar nas seguintes questões:

1.      quais atividades no dia a dia passam por você, mas não deveriam passar?

2.      quanto do seu tempo você dedica a realizar alguma coisa que não ajuda a atingir os objetivos do seu processo ou da sua área?

3.      você sabe quais são as atividades/tarefas importantes que ajudam a entregar resultados mais eficientes?

Responder a essas perguntas e definir o que de fato gera valor é o primeiro passo para deixar seus processos mais inteligentes. Sem isso, qualquer análise ou mudança pode ser em vão, arrastando consigo ineficiências e atividades desnecessárias.

Vantagens do Diagrama SIPOC

Utilizar um diagrama SIPOC apresenta muito mais vantagens que desvantagens. Aplicar essa ferramenta na análise dos processos da empresa ajudará a “colocar ordem na casa”.

Um dos principais aspectos do SIPOC é a sua flexibilidade. Com esse diagrama, podemos analisar desde toda a operação até processos mais pontuais, aplicando-o a diferentes níveis.

Desvantagens do Diagrama SIPOC

A desvantagem surgirá quando for necessário entender cada passo, cada tarefa, cada detalhe que acontece dentro do processo. Para estes casos em que o detalhe é necessário, o diagrama SIPOC não é recomendado.

Também é uma desvantagem se pensamos em automatização, pois para automatização é necessário que fazer a modelagem do processo com muitas informações.

Quando fazer um diagrama SIPOC?

Devemos fazer um diagrama SIPOC se desejarmos:

1.      Melhorar o seu processo

2.      Ajudar novos funcionários a entenderem o que acontece

3.      Entender superficialmente (sem detalhes) o que o seu processo faz

4.      Entender rapidamente o que o seu processo faz

5.      Analisar o que o seu processo recebe e o que ele entrega

6.      Analisar quem são os fornecedores do seu processo

7.      Entender se o que o seu processo produz está alinhado com a missão que ele tem

8.      Saber o que dá início, o que faz o seu processo começar

9.      Entender para quem o seu processo trabalha

10. Analisar a relação Qualidade da entrada x Qualidade das saídas

Qual a relação entre SIPOC e melhoria de processos?

A relação que temos aqui é muito simples. Para realizar melhorias em processos temos “n” caminhos distintos. Podemos fazer um mapeamento completo com análises amplas. Como também analisar números e erros, fazer reuniões extensas.

O SIPOC é apenas mais uma forma que temos para pensar e propor novos caminhos que tragam resultados melhores. É mais uma opção para ajudar a colocar no papel tudo o que sabemos sobre o processo. E, assim, perceber o que está dando certo e o que está dando de errado. Por isso, quando estiver utilizando essa ferramenta para a melhoria de processos dentro da empresa, leve em consideração quatro reflexões:

1. Missão do processo

Existe uma pergunta que deve vir antes de qualquer iniciativa para a melhoria de processos: as atividades que fazem parte da rotina daquele processo estão alinhadas com a missão do processo?

Para ajudar a entender melhor essa pergunta, imagine a seguinte situação: possuímos uma responsabilidade por alguns indicadores do processo. Ou, de alguma forma, prestamos contas sobre os resultados que o processo produz. Essa “prestação de contas” ocorre mensalmente? Ok, agora vamos descer um nível e pensar em atividades e tarefas.

2. Atividades e tarefas do processo

Todos os dias executamos uma série de atividades e tarefas. O quanto essas atividades rotineiras e tarefas estão ajudando a entregar melhores resultados e conquistar as metas que precisamos conquistar e entregar no final do mês?

Em resumo, o ideal era que tivesse uma missão para o processo, esse processo deveria realizar tarefas e atividades diretamente relacionadas com essa missão e no final do mês você deveria acompanhar o desempenho do processo com indicadores que te diriam se estamos no caminho certo, ou não.

3. Avalie o processo

Se realizamos atividades sem relação com os objetivos maiores (missão e indicadores) precisamos pensar no motivo pelo qual as fazemos. Será que poderíamos gastar sua energia em atividades que agreguem maior valor? Podemos fazer o diagrama do processo (SIPOC) e analisar tudo o que o processo faz.

4. Elimine tarefas desnecessárias

Podemos utilizar o SIPOC para eliminar algumas tarefas do processo. Pegue um papel de pão e comece a preencher as colunas com as informações do seu processo. Quais são as entradas e os fornecedores desse processo e quais são seus objetivos e produtos (saídas e clientes)?

Agora, pegue um marca texto verde e pinte o que você listou na coluna “P” que te ajuda a entregar resultados e que esteja completamente alinhado com a missão do processo. Faça a mesma coisa na cor vermelha para os processos que não estão alinhados com a missão e que não te ajudam a entregar resultados.

Por fim, avalie: qual delas aparece em maior quantidade? Se são as verdes, as atividades do seu processo são relevantes. Se são as vermelhas, você necessita analisar, repensar e implementar melhorias urgentemente.

Perguntas e respostas sobre SIPOC

1) O SIPOC pode ser utilizado como escopo?

Sim. Algumas vezes em reuniões de mapeamentos fugimos do foco e acabamos falando sobre outros assuntos. O SIPOC é uma forma de você definir claramente qual o seu ponto de estudo. Exemplo: Vamos falar sobre o processo de Entrega de materiais. Faz um SIPOC sobre isso, cola na parede e esse é o escopo. Da entrada “X” até a saída “Y” e só. FOCO!!

2) O SIPOC serve para escolher a priorização dos processos que necessitam de um maior detalhamento?

Não. Para escolher os processos que necessitam um maior detalhamento existem outras ferramentas disponíveis tais como: Matriz de Seleção dos Processos Críticos ou ferramenta GUT (gravidade, urgência e tendência).

3) Como fazer um SIPOC sequencial se o meu processo possui múltiplas decisões?

O SIPOC é o caminho feliz do processo. Ou seja, ele não vai mostrar as múltiplas decisões. Porém, nada impede que você faça o SIPOC com a trilha que você quiser.

4) SIPOC é norteador?

Sim. Você pode ter problemas em um processo específico e começar a fazer um diagrama SIPOC para entender este processo um pouco melhor. Após este diagrama, você pode identificar pontos fracos do processo e pontos críticos.

5) É correto utilizarmos o SIPOC para descrever estruturas de áreas e operações?

As normas ISO requerem que você tenha conhecimento sobre a estrutura dos processos: entradas, saídas, sequência dos processos etc. Então, é muito comum as empresas usarem SIPOC ou diagrama tartaruga para documentar essas informações.

6) Há diferença entre SIPOC e Diagrama de Tartaruga?

Sim. O diagrama de tartaruga possui mais informações como, por exemplo: indicadores do processo, processos de apoio, procedimentos e métodos, recursos etc. Enquanto o SIPOC mostra apenas fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes.

7) Como tratar os caminhos alternativos no SIPOC? Exemplo, Compra não realizada?

Se for problema faça o SIPOC com as entradas e saídas das tarefas que compõe este caminho no processo.

8) O ideal no SIPOC é começar pelo P?

Se você for fazer o desenho do processo sequencial comece pelo P. Assim fica mais fácil fazer. Dessa forma, liste todas as etapas do P e depois complete o restante.

9) Como descobrir o gargalo?

O SIPOC não vai te ajudar muito nessa busca pelo gargalo. Gargalo são aquelas atividades que limitam a produtividade. O BPMS diz exatamente qual o gargalo.