Diagrama é uma visão superficial e sem grandes detalhamentos de um processo. Por exemplo: diagrama SIPOC e diagrama de tartaruga.
Mapa é uma representação um pouco mais detalhada
que mostra os caminhos que o processo percorre.
Modelo é uma representação mais rica em detalhes,
com mais níveis, caminhos, papéis e responsabilidades os quais são usados para
automatizar processos.
Muitas vezes mapa, modelo e diagrama de processos
são utilizados como sinônimos, mas cada um deles possui uma definição
específica. Eles têm o mesmo objetivo, ou seja, entender a maneira como certo
processo funciona e qual é a sua real missão e responsabilidade.
Um pouco de teoria
O livro chamado BPM CBOK que é uma referência em
Modelagem de Processos diz que a modelagem é a representação completa e exata
do funcionamento dos processos de negócio por meio de diagramas, mapas ou
modelos, a qual visa fornecer uma perspectiva ponta a ponta ou uma parcela
desses processos. Diagramas, mapas e modelos não são sinônimos e possuem
diferentes propósitos. De forma resumida temos:
- Diagrama retrata os principais elementos do
fluxo, simboliza as macros atividades omitindo os pequenos detalhes;
- Mapas de processos demonstram com detalhes os
fluxos de atividades ou de trabalho adicionando eventos, regras,
resultados (maior precisão);
- Modelo é a versão final com um alto nível de
detalhamento que envolve recursos, fluxo de informações, instalações, finanças
etc.
Diagrama de processo
Ao desenhar um diagrama do processo a visão que teremos
será como se estivéssemos dentro de um avião olhando para baixo. Ou seja,
o diagrama apresenta uma visão superficial, uma visão macro, sem detalhes. É
um entendimento rápido sobre as principais atividades do processo.
Fazendo uma analogia com uma pesquisa no Google
Maps. Você digita um estado qualquer ele apresenta uma resposta muito
superficial onde você não consegue enxergar os bairros e muito menos os nomes
das ruas. Essa é a visão macro que um diagrama de processo trará para você.
Veja os exemplos abaixo:
Diagrama Tartaruga
O diagrama tartaruga é muito utilizado. As empresas
que possuem ISO 9001 utilizam para fazer o diagrama do processo.
Podemos enxergar os fornecedores, as entradas, saídas, clientes, máquinas meio ambiente, procedimentos e manuais vinculados, processos de apoio, indicadores etc.
Diagrama SIPOC
O diagrama SIPOC é menos completo do que o diagrama
tartaruga. Veja no link material e todas as dicas para você criar e saber tudo
sobre SIPOC.
Por que fazer um diagrama do processo?
- Entender quais atividades estão realmente
ligadas a missão do processo e quais não estão;
- Eliminar conflitos de responsabilidades
entre processos / áreas;
- Criar uma visão holística do todo. Ou seja,
quando a informação estiver apenas na cabeça das pessoas de forma
fragmentada cada um sabe um pedaço e ninguém entende do todo;
- Mitigar problemas na execução do seu processo
no dia a dia.
Mapa de processo (Mapeamento)
O mapa apresenta um nível um pouco maior de
detalhes. É um desenho intermediário que fica exatamente entre o diagrama e o
modelo. Nem tão superficial como no diagrama e nem tão detalhadas como em um
modelo.
Na analogia do Google Maps neste caso pesquisamos a cidade e começamos a enxergar o nome dos bairros. Não conseguimos entrar no detalhe do nome das ruas. Mas, já temos mais informações sobre o local.
Exemplo de mapa de processo
Este mapa do processo está desenhado em notação de
fluxograma. Ou seja, nós podemos fazer o mapa do processo, o mapeamento do
processo em vários tipos de notações diferentes. A notação são os ícones que
você está vendo no desenho. O mais usado é o fluxograma de processos.
Por que fazer um mapa do processo?
- Entender a relação do processo com outras
áreas e qual é o fluxo que o processo segue dentro da própria equipe;
- Eliminar conflitos de responsabilidades
entre pessoas;
- Estudar os problemas na execução do processo
no dia a dia;
- Criar um procedimento padrão do fluxo do
processo;
- Padronizar atividades. Quando a informação está
apenas na cabeça das pessoas de forma fragmentada;
- Descobrir maiores detalhes do processo quando
um diagrama macro não se mostrar suficiente para o entendimento do
problema a ser resolvido;
Modelo de processo (modelagem)
O modelo é a representação
completa com todas as informações encontradas no processo. No modelo você
identifica cada atividade, o tempo de execução, responsável etc.
Voltando ao Google Maps conseguíssemos ver a
cidade, o nome das ruas e até o número das casas.
Por que fazer um modelo do processo?
- Saber cada detalhe do fluxo do meu processo;
- Procedimentar o processo a nível de detalhe;
- Automatizar o processo com alguma ferramenta
de BPMS
Se não deseja automatizar, não faça um
modelo do processo. Faça um mapa ou um diagrama. Pois, como trata-se de um
nível muito detalhado de informações, quando você terminar de fazer os modelos
de três processos, o primeiro já estará desatualizado.
Qual a diferença entre um fluxograma e um diagrama?
Você pode pegar a notação de fluxograma e fazer uma
representação do seu processo de forma muito macro. Você fará um diagrama do
processo utilizando ícones de fluxograma.
Como também, você pode pegar a notação de
fluxograma e fazer uma representação do seu processo de forma muito detalhada.
Você fará um modelo do processo. Em resumo, o fluxograma é apenas o nome dos
ícones que você utiliza para representar. Já o diagrama é o nível de detalhes
que você vai desenhar.
