Notação BPMN 

A notação BPMN (Business Process Model and Notation) é formada por ícones que servem para desenhar o fluxo do processo retratando a forma como o seu processo funciona. Ela é como a notação de fluxograma, o que muda em relação as duas são os ícones e algumas regras do desenho.

O que é notação?

De acordo com o ABPMP CBOK, notação é: “Um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos”.

O próprio CBOK traz como exemplo as notas musicais que são símbolos universalmente conhecidos. Basicamente, a notação é uma simbologia para comunicação. Assim como as notas musicais, os desenhos de processos também utilizam notações para a comunicação entre as pessoas envolvidas. 

Quais os tipos de notação que existem?

Existem diversos tipos de notação para fazer desenho de processos. Porém, a mais conhecida é o fluxograma. Por outro lado, a mais utilizada por profissionais especialistas em processos é a notação BPMN. Veja a lista com alguns exemplos de notação para desenho de processo:

1. BPMN – Business Process Model and Notation – Padrão criado pela OMG;
2. Fluxograma – Originalmente aprovado como um padrão ANSI – American National Standards Institute;
3. EPC – Event driven Process Chain;
4. UML – Unified Modeling Language – Orientado a requisitos de sistema de informação;
5. IDEF – Integrated Definition Language;
6. VSM – Value Stream Mapping – Notação utilizada pelo Lean Manufacturing;

Sendo assim, a comunicação de desenhos de processos se torna padronizada. Cada ícone da notação representa alguma coisa. Você pode e deve escolher qual notação quer utilizar.

O que é notação BPMN?

A notação BPMN é uma forma de simbolizar o fluxo de um processo, isto é, de fazer o mapeamento dos processos. Basicamente, o BPMN é uma forma de representação visual do fluxo de tarefas que existem no seu processo.

A notação BPMN permite que você desenhe e conheça todas as tarefas operacionais de um negócio de forma lógica, sequencial. É possível também identificar os papéis de cada um, os eventos e todos os demais componentes de um processo.

Diagrama de processo usando notação de BPMN aplicada a uma pizzaria

 Para iniciar o desenho usamos um evento de início, em seguida colocamos 4 subprocessos. Se  colocarmos uma lupa em algum subprocesso conseguiremos enxergar com mais detalhes as atividades que o compõem. Da forma como está desenhado não é possível enxergar os detalhes, pois é apenas um diagrama (informações macro).

Símbolos da notação de BPMN

Na notação de BPMN existem mais de 100 elementos diferentes. Abaixo um resumo dos mais importantes.

Atividades

Primeiramente, as atividades são divididas em tarefas e subprocessos. O ícone de atividade representa uma ação que pode ser realizada por uma pessoa ou por um sistema. Expressas por retângulos, as atividades são os passos estratégicos dados durante a rotina do processo. A atividade é a tarefa de trabalho com a menor granularidade, podendo ser desempenhada por sistemas ou por indivíduos.

Atividades são os elementos em forma de retângulo com:

• Símbolos de engrenagens no lado esquerdo do topo: tarefas de serviço;
• Envelope negritado na parte superior esquerda: tarefa de envio;
• Envelope branco na parte superior esquerda:  tarefa de recebimento;
• Homem desenhado na parte superior esquerda: tarefa de usuário;
• Em branco: tarefas abstratas;

Gateways

São os elementos que criam a divisão do fluxo ou seja, “e se acontecer isso” “e se acontecer aquilo”. Esses ícones, simbolizados por losangos, representam a convergência ou a divergência da continuidade de um fluxo. Chega-se a um momento em que uma decisão é tomada: os caminhos podem ser anexados ou divididos, por exemplo.

Existem 7 tipos de gateways:

• Exclusivo baseado em dados: para dividir um processo, sinaliza que o fluxo seguirá por uma divisão exclusiva, em que apenas um dos caminhos será tomado, conforme uma informação a ser verificada. Já na unificação, o fluxo continua quando um dos caminhos alcança o gateway. É representado por um losango vazio ou por um losango vazio com um “X” ao centro;
• Paralelo: ao dividir um processo, o gateway paralelo reparte o fluxo em 2 outros, que serão operados de forma paralela. Na unificação, esse gateway converge vários trajetos em apenas um, prosseguindo somente quando todos os caminhos de entrada estiverem concluídos. Seu símbolo é um losango com uma cruz ao meio;
• Inclusivo: quando desempenha seu papel aglutinador, autoriza a continuidade do fluxo quando há sincronia entre todos os fluxos ativos em um. Ao expressar uma separação, permite o andamento mediante alguma condição inclusiva, em que pode ocorrer um arranjo de trajetos, conforme uma informação for confirmada ou não. Seu símbolo é losango com um círculo no interior;
• Complexo: ao dividir, gerencia circunstâncias complexas que não são passíveis de representação pelos outros modelos. Na unificação, define, por meio de uma expressão, a combinação para o fluxo de entradas essenciais ao andamento do processo. Seu símbolo é um losango com asterisco ao centro;
• De início baseado em evento exclusivo: somente de divisão de fluxo, é utilizado para dar start ao processo com base em acontecimentos múltiplos. Qualquer evento programado tem capacidade de iniciar o processo. Pouco usado, seu símbolo é um losango, com um círculo ao centro — e, dentro do círculo, há um pentágono em forma de diamante;
• Intermediário exclusivo baseado em eventos: apenas de divisão, impõe uma condição para optar por um trajeto conforme a concretização exclusiva de um dos eventos;
• De inícios baseados em eventos paralelos: outro que é usado apenas na divisão de fluxo, permite o começo de um processo de acordo com ocorrências diversas. Seu símbolo é um losango com um círculo ao centro e, dentro do círculo, há uma cruz.

Eventos

Eventos são a representação de eventos externos que influenciam no andamento do processo. Por exemplo, o ícone que inicia os desenhos de processos é chamado de evento de início. Simbolizados por círculos, esses ícones fazem referência a fatos ou fenômenos tanto usuais como eventuais.

São considerados decisivos porque revelam efeitos sobre o processo, mas não só isso: também podem mostrar que algo está gerando uma ocorrência. Por essa razão, dizemos que os eventos podem estar associados a motivos (trigger) e a consequências (result).

Confira alguns exemplos de eventos

• Inicial: representados por um círculo vazio, servem para sinalizar o começo de um processo;
• Intermediário: seu ícone é um círculo dentro do outro e esse objeto aponta que um fato não detalhado deve ocorrer no processo;
• Final: um círculo com a borda em negrito demonstra que um processo foi finalizado sem causar nenhum evento particular.

Conectores

Conectores são os elementos de ligação. Ou seja, popularmente falando são as “flechas” que ligam um elemento no outro.

Veja a seguir os 3 principais:

• fluxo de mensagem: simboliza o fluxo das mensagens entre remetente e receptor, também servindo para representar o histórico de diálogos entre duas entidades ou processos. Seu símbolo é uma flecha pontilhada da esquerda para a direita;
• fluxo de sequência: expressa a continuidade, a direção das ações dentro de um processo, interligando eventos, gateways e outras atividades. Seu símbolo é uma flecha de linha cheia, da esquerda para direita;
• associação: utilizada para relacionar informações, arquivos e artefatos aos objetos do fluxo. Sua representação é uma linha pontilhada.

Exemplo dos símbolos da notação de BPMN

Qual a relação entre BPMN e BPM?

BPM (Business process management) é uma disciplina de gestão que reúne objetivos e propósitos de uma companhia. Esse modelo de gestão é aplicado de ponta a ponta, com foco na gestão horizontal do processo e na satisfação do cliente.

Quando uma empresa implementa BPM, é feito uma análise em seu modo de operar, ou seja, revisar os processos a fim de encontrar erros e potencializar acertos. 

A implementação de BPM traz os seguintes resultados para a organização, tais como:

• Pensar mais na jornada e na experiência do cliente;
• Eliminar desperdícios dos processos;
• Integrar os processos da organização.

A notação BPMN tem como objetivo apoiar a implementação BPM

A notação BPMN tem como objetivo apoiar a implementação BPM fornecendo uma notação padrão (ícones / elementos) que seja possível de ser entendida tanto por profissionais de TI como por colaboradores ligados diretamente aos negócios.

Diferença entre a notação BPMN e fluxograma

Número de figuras

São 28 ícones de fluxograma contra mais de 100 ícones de BPMN.

A simplicidade do fluxograma é positiva porque facilita aos iniciantes entender e desenhar o fluxo de forma facilitada. Entretanto, a notação de fluxograma tem limitações para atender aos processos de complexidades médias e altas.

Comparação entre notação de fluxograma e notação de BPMN

Como escolher qual notação utilizar?

Vou dar um exemplo prático: se você vai modelar um processo de compras, até pode adotar um fluxograma. Mas imagine que seja preciso modelar um processo levando em consideração todos os possíveis caminhos. Neste caso a notação de BPMN facilita muito.

Suponha ainda que essas exceções, quando ocorrerem, demandem mudanças nos procedimentos. Por exemplo: quando tal insumo ultrapassar o valor X, procure o fornecedor Y. Este fato pode exigir uma mudança de rumo no processo e você deveria especificar esta regra no desenho.

Nessa hora, seriam necessários modelos de notação mais específicos, com um conjunto mais numeroso de sinais e variáveis. Assim, talvez o fluxograma não consiga atender às suas necessidades. Já a notação BPMN vai trazer todos os elementos do processo para dentro do desenho, de ponta a ponta, sem nada ficar de fora.

Quando usar a notação BPMN?

• Na área de negócios e deseja automatizar processos;
• Desenhar um processo de ponta a ponta dentro da empresa;
• Modelar um processo complexo;
• Projetar a automação de processos;
• Quando for indispensável garantir maior transparência, controle e proteção para as operações;
• Quando você desejar mapear seus processos para propor melhorias.